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| Le forum des associations, c'est quoi ? Pour beaucoup d'asso, c'est l'unique moment de promotion pour gagner des nouveaux membres. Ce qui est vital, car leurs adhésions permettent de faire vivre l'asso. Surtout en ces temps difficiles, où les subventions diminuent. Votre stand, c'est quoi ? C'est la vitrine de votre asso. Il doit donc représenter, séduire et informer. Le gros défaut habituel des stands : une communication désordonnée très amateur. C'est normal, la communication est un métier. Mais il est judicieux d'apporter un peu de professionnalisme ce jour-ci pour mieux intéresser des futurs adhérents. Voici des conseils/astuces qui vous aideront à mieux réussir votre stand. ©Les photos sont à titre d'illustration et appartiennent à leurs auteurs. |
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 Les stands sont tous constitués de la même base : une table avec un grand panneau vertical derrière. Il faut pouvoir vous démarquer pour être remarqué, surtout aux heures d'affluence quand la foule est dense. Objectifs : - de loin : une personne doit pouvoir vous identifer de loin, qu'elle soit pressée ou immergée dans une foule dense. - de près : une personne doit en un coup d'oeil savoir qui vous êtes et quelle est votre activié, QUI et QUOI. Solutions : en haut de votre panneau, indiquez en gros : - le nom de l'asso - l'activité de l'asso - si votre activité le permet, rappelez votre activité avec un élément visuel qui la symbolise. Exemple : fixez une raquette de tennis pour un club de tennis, mettez une photo de concert pour un association de chorale |
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 Objectifs : que les gens puissent vous découvrir en dehors du forum des associations. Solutions : Affichez votre adresse de site sous le nom et l'activité de votre asso. |
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 Objectifs : que les gens n'oublient pas d'aller visiter votre site après être passés à votre stand. Solutions : allez dans votre administration > outils gratuits > languettes mémo-site imprimez vos languettes et découpez-les selon les indications.    Fixez vos languettes sur le bord de votre table et sur le bord haut de votre panneau vertical. - si les gens font la queue pour avoir des informations, ceux qui ne peuvent plus attendre peuvent partir en prenant votre adresse de site - les personnes pressées pourront vite prendre votre adresse de site au passage - les personnes timides pourront prendre votre adresse de site - des personnes peuvent ne pas être intéressées par votre asso mais en prendre pour leurs amis |
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 Le forum des asso permet de créer un contact entre vous et un futur adhérent possible. Mais ce contact est limité à la durée de votre échange, qui peut être court selon l'affluence. En renvoyant la personne vers votre site, elle découvrira mieux votre asso et pourra vous recontacter par mail. Objectifs : mieux renseigner et favoriser l'adhésion. Solutions : votre site est l'outil indispensable de communication de votre asso. Il permet de délivrer une information plus complète, plus séductrice, et disponible 24h/24. À CHAQUE FOIS que vous renseignez une personne, vous devez conclure par "Allez sur notre site, il y a toutes les informations et vous pourrez nous recontacter", et donnez-lui une languette mémo-site. |
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 C'est classique : vous n'en aviez pas prévu assez et vous vous retrouvez à griffoner vos informations sur un bout de papier. Solutions : sur votre site, ajoutez votre fiche d'adhésion et votre dépliant de présentation dans votre rubrique ALBUMS DOCUMENTS. Ainsi, si vous êtes en rupture de stock sur le forum, vous pourrez habilement renvoyer les intéressés vers votre site où ils pourront consulter/imprimer les documents. Pensez à leur donner une languette mémo-site. |
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 Objectifs : le forum des asso est fait pour rentrer en contact avec un maximum de futurs adhérents possibles. Solutions : aux heures d'affluence, évitez d'être monopilisé par une personne et de perdre des contacts : - donnez des réponses courtes et claires, accompagnées d'une languette mémo-site - si la personne vous monopolise et que vous voyez la queue qui s'impatiente, écourtez la conversation en renvoyant la personne sur votre site, ou distribuez des languettes mémo-site aux personnes qui attendent. Ainsi celles qui partiront, pourront tout de même vous recontacter via votre site. |
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 Lorsqu'on demande des renseignements à une personne, c'est moins agréable quand on ne connaît pas le statut de la personne qui nous répond : - fabriquez-vous un badge avec votre prénom et votre satut (président, entraîneur, responsable atelier...). - placez une feuille pliée debout devant vous avec votre prénom et votre statut |
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 Quand on veut rejoindre une association, c'est pour 2 raisons : - l'envie d'action/d'agir - rencontrer des gens qui partagent la même passion En regardant votre stand, la personne va s'imaginer faisant déjà partie de votre asso. Pour qu'elle fasse le pas de s'inscrire, il faut que l'image qui se crée dans sa tête soit agréable, positive, conviviale. Objectifs : montrer que c'est agréable de faire partie de votre asso. Solutions : Montrez la vie de votre asso. : fixez sur votre panneau des photos de vos membres en activité. Si vous avez organisé des sorties de groupe et des fêtes, affichez vos photos. |
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 Personne ne se dirigera vers un stand austère avec une personne seule au visage fermé. Vous devez favoriser la venue sur votre stand : le passant ne doit pas se sentir gêné de venir flâner sur votre stand. Nos conseils : - soyez souriant - habillez-vous avec la tenue de votre club - demandez aux membres de passer au stand pour apporter de la vie sur votre stand - placez une corbeille de bonbons / gâteaux - offrez à boire - étalez des brochures de présentation - diffusez une vidéo de présentation |
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 Rien de mieux pour séduire un nouvel adhérent que de montrer votre activité en direct. Donc si c'est possible : - faîtes une démonstration régulièrement devant votre stand (exemples pour un club de danse, un club de karaté, ...) - faîtes une démonstration sur l'espace dédié du forum (voir avec votre mairie) - renvoyez les intéressés vers vos locaux ouverts ce jour pour leur permettre d'essayer aujourd'hui (tennis de table, boxe française, peinture...) |
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 Objectifs : montrer la qualité de votre asso. Solutions : Affichez les résultats de vos actions. - asso sportives : affichez votre palmarès, mettez des photos de vos champions sur le podium, mettez une coupe sur votre stand. - asso artistiques : affichez vos récompenses, exposez une oeuvre primée. - asso humanitaire/engagée/de défense : affichez vos combats remportés. |
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 si vous êtes une association artistique : - exposez sur le stand quelques créations pour attirer l'oeil. - préparez deux albums photos avec vos créations et placez-les ouverts à gauche et à droite de votre stand. - diffusez un diaporama photos animé sur un ordinateur. |
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 Avant, pour exposer une vidéo de présentation, il fallait tout un équipement contraignant : TV, magnétoscope. Aujourd'hui, c'est très simple, il suffit d'un ordinateur avec une vidéo en plein écran qui tourne en boucle. Nos conseils : - réalisez une vidéo de 2 minutes maximum (comme une longue pub) car les gens ne restent pas longtemps devant un stand - insérez dans votre courte vidéo les éléments clés de votre asso : activités, avantages, palmarès, convivialité - ne misez pas sur le son ! Aux heures d'affluence, le brouhaha couvrira votre bande-son. Mettez juste une musique de fond et surimprimez des mots clés. Exemple pour un club de tennis : vous montrez les terrains avec comme texte "6 terrains neufs". - votre vidéo doit être placée en hauteur pour être vue même quand votre stand est saturé de gens : sur votre table, placez un tabouret large et stable qui servira de support à votre ordinateur. - utilisez la batterie de votre ordinateur plutôt que le secteur, pour éviter une chute à cause du câble secteur qui traîne. Si vous utilisez un câble, fixez le au sol avec du gros scotch. |
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 À partir de la salle de votre forum vous avez peut-être accès à un réseau Wi-fi. Si c'est le cas, affichez votre site d'asso. - les gens pourront en découvrir plus sur votre asso sans vous monopoliser - vous montrerez que votre communication est vivante, moderne, et accessible 24h/24 - ils pourront vous envoyer leur adresse e-mail via INFOS>CONTACT - ils pourront s'abonner à votre lettre d'info publique |
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 Objectif : pouvoir relancer les personnes intéressées rencontrées au forum des asso. Solutions : récupérez leurs adresses e-mail. - vous pouvez les noter vous-même sur une feuille - vous pouvez mettre un formulaire sur votre stand pour que les gens indiquent leur adresse e-mail |
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 Le monde associatif est un monde d'échange, de partage et de découverte. Le forum des associatiosn est souvent le seul moment où vous pourrez discuter avec toutes les autres asso de votre ville. Allez rencontrer d'autres asso pour essayer d'organiser des échanges inter-asso. Exemples : le club de karaté invite le club de boxe française pour un entraînement découverte, et vice-versa. Ou le club de photo propose de venir photographier un spectacle du club de danse. Ça ne peut être que positif. |
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 Une journée au forum des asso peut-être assez éprouvante physiquement. Nos conseils : - prenez une bouteille d'eau pour éviter d'avoir la bouche sèche car vous allez beaucoup parler - prenez de quoi manger - essayez de venir au moins à deux, ça vous évitera de vous ennuyer et vous pourrez quitter le stand à tour de rôle pourune pause ou vous dégourdir les jambes - prenez un coussin car les chaises de bois fournies peuvent devenir inconfortables |
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